Siirry sisältöön
Tietopankki
Aaro Harju

Muutosprosessi järjestössä

Järjestön toiminnan muuttaminen vaatii muutosprosessin suunnittelua ja siihen sitoutumista.

Strategisen työn vaihtoehtona järjestö voi toteuttaa muutosprosessin. Siinä paneudutaan sekä järjestön sisältä että ulkoa päin tuleviin muutostarpeisiin. Muutosprosessilla tähdätään järjestön onnistuneeseen uudistamiseen suunnitelmallisesti, harkitusti ja johdetusti. Näin järjestö ei ajaudu tai ajelehdi kohti huomista.

Järjestöorganisaation muutostarve tulee kahdesta suunnasta.

  1. Ihmiset eivät osallistu ja sitoudu enää samalla tavalla kuin aikaisemmin. He haluavat olla mukana omilla ehdoilla ja oman aikarajansa puitteissa.
  2. Toimintaympäristö haastaa järjestöt uudistamaan organisaatiotaan. Uudet tekniset sovellukset antavat mahdollisuuksia organisoida toimintaa uudella tavalla, ja valtion ja kuntien talousvaikeudet pienentävät avustuksia. Organisaation pitää olla entistä tehokkaampi, jos se haluaa saada samat tulokset kuin aikaisemmin.

Muutos onnistuu vain, jos organisaatiossa todella halutaan uudistua. Jos aito muutoshalu puuttuu, todellinen muutos jää tapahtumatta. John Kotterin sanoin tarvitaan oikeanlainen lähtöasenne. Tarvitaan intoa ja paloa, sisäistä motivaatiota, sillä muutoshaasteeseen vastaaminen vaatii työtä, vaivaa ja taloudellista panostamista.

Muutosprosessin vaiheet

Muutostietoisuus

Muutosprosessi aloitetaan muutostietoisuuden herättämisellä. Tässä vastuu on järjestön johdolla. Organisaatiomuutos voi lähteä liikkeelle vain, jos järjestön johto sitä haluaa. Järjestön keskeisten luottamushenkilöiden ja ammattijohtajien pitää organisoida tarvittava muutosprosessi ja johtaa sitä johdonmukaisesti.

Tie on pitkä, koska järjestöorganisaatiota ei muuteta niin kuin yritysorganisaatiota. Vaiva kuitenkin kannattaa, koska näin järjestö laitetaan uuteen asentoon kohtaamaan uudet haasteet.

Muutostietoisuuden herättämisessä auttavat kovat faktat. Niiden avulla analysoidaan järjestön oma tila ja ympäröivän todellisuuden muutos. Faktojen lisäksi tarvitaan vahva näkemys tarvittavasta muutossuunnasta: mitä järjestö haluaa ja millainen se haluaa olla esimerkiksi viiden vuoden kuluttua? Organisaatioteoreetikot puhuvat muutoksen liikkeelle panevista voimista (driving forces).

Tavoite

Toinen vaihe on halutun tilan eli tavoitteen määrittely. Millaisen muutoksen järjestö haluaa tehdä? Koskeeko muutos järjestörakennetta, perustoimintaa, prosesseja, vapaaehtoistyötä vai näitä kaikkia? Mitkä ovat halutut tulokset?

Suunnittelu

Kolmas vaihe on muutoksen toimeenpanon suunnittelu ja muutosprosessin johtamisesta päättäminen.  Kuka johtaa prosessia? Miten luottamushenkilöt ovat mukana prosessin johtamisessa? Miten prosessi dokumentoidaan ja miten sitä arvioidaan?

Järjestön johdon pitää varmistaa, että organisaatio on henkisesti, resursseiltaan ja prosesseiltaan valmis muutosprosessiin.

Toimeenpano

Neljäs vaihe on muutoksen toimeenpano. Muutosprosessi tulee myydä jäsenille, luottamushenkilöille ja työntekijöille. Jos he vastustavat aloitettua muutosta, se ei onnistu.

Prosessin oikea liikkeelle saaminen on tärkeää. Greener (2005) on todennut, että kun organisaatio on valinnut linjansa ja ottanut askeleita tiettyyn suuntaan, organisaatio yleensä ottaa lisää askelia samaan suuntaan. Kun järjestön uudistaminen on saatu liikkeelle ja oikea suunta valittu, halutut tulokset tulevat ajan myötä, jos prosessi pidetään elävänä eikä suunnasta poiketa.

Sisältö pohjautuu Aaro Harjun artikkeleihin ”Organisaatiomuutos” ja ”Muutosprosessi”, joista ensimmäinen julkaistiin Kansalaisyhteiskunnan verkkolehdessä 3.2.2016 ja jälkimmäinen 5.4.2016.

Lue lisää: