Siirry sisältöön
Tietopankki
Leo Stranius

Kymmenen vinkkiä ajanhallintaan

Järjestötyössä toimivien kannattaa pitää huolta omasta elämän- ja ajanhallinnastaan. Täältä löytyy siihen kymmenen hyvää vinkkiä.

Kansalaistoiminnassa tärkeimmiksi resursseiksi nousevat yhä useammin ajanhallinta ja ihmisten ajankäyttö. Aktiivisuus kasaantuu, ja usein luottamustehtävissä tai palkkatyössä olevat järjestöaktiivit joutuvat kovan paineen alle.

Kansalaisjärjestötoimijoiden tulisikin kiinnittää erityistä huomiota omaan ajan- ja elämänhallintaan. Tätä varten on olemassa lukemattomia elämänhallintaoppaita. Erittäin hyviä ja konkreettisia ovat Leo Babautan teokset sekä Zen Habits -blogi.

Alla kymmenen kokeiltua ja hyväksi havaittua neuvoa:

Muistikirja

Pidä mukanasi aina muistikirja, johon kirjaat tehtävät asiat ja uudet ideat. Kun ne on kirjoitettu muistiin, pää vapautuu ottamaan vastaan uusia ajatuksia.

Viestit

Pidä sähköpostisi tyhjänä. Prosessoi saapuneet viestit vähintään päivittäin. Älä jätä viestejä postilaatikkoon, vaan huomioi tärkeimmät, poista tarpeettomat ja laita muut kansioihin. Asiat voi tehdä välittömästi, siirtää tehtävälistaan tai delegoida eteenpäin. Älä lue sähköpostejasi jatkuvasti, vaan varaa sille tietty aika. Älä pidä päällä toimintoa, joka ilmoittaa uudesta viestistä.

Tehtävälista

Määrittele tärkeimmät tehtäväsi tulevalle vuodelle, viikolle ja päivälle. Määrittele sunnuntaina tai maanantaina tulevan viikon 4–6 tärkeintä tavoitetta ja aikatauluta ne. Valitse joka aamu 1–3 tärkeintä asiaa, jotka sinun tulee tehdä, ja tee ne mieluiten heti aamulla ennen kuin avaat päivän lehden, sähköpostin tai Facebookin. Tee suurista tavoitteistasi julkisia. Kerro niistä ystävillesi, kollegoillesi ja kirjoita niistä blogissasi.

Fokusointi

Tee vain yhtä asiaa kerrallaan. Kun teet jotakin, sulje muut häiriötekijät kuten sähköposti, puhelin, Facebook, Twitter, ylimääräiset ohjelmat ja netti. Pyri tekemään päivän tärkein asia heti aamulla. Kannattaa aloittaa kaikkein haastavimmasta tehtävästä. Ryhtyminen tuumasta toimeen on maailman pisin työmatka ja yleensä kaikkein vaikeinta. Sen jälkeen helpottaa. Muista palkita itseäsi suoritetuista tehtävistä.

Työlista

Pidä työlistasi mahdollisimman yksinkertaisena. Jaottele tehtävät esimerkiksi työn, kodin ja harrastusten tai projektien mukaan. Pidä myös listaa niistä asioista, joita odotat muiden tekevän sinulle. Käytä mahdollisimman yksinkertaista työkalua. Tarkoitukseen sopii esimerkiksi pieni ruutuvihko, joka kulkee aina mukana. Tarkista työlistasi joka päivä.

Järjestys

Organisoidu. Määrittele paikka kaikelle. Laita paperit ja viestit heti oikeille paikoilleen. Älä pinoa niitä odottamaan myöhempää arkistointia. Varmista, että työpöytäsi on puhdas.

Seuranta

Seuraa päivä-, viikko- ja vuositavoitteitasi säännöllisesti. Näin varmistat, että teet oikeita asioita. Käy myös säännöllisesti läpi muistiinpanosi, kalenterisi ja työlistasi.

Priorisointi

Priorisoi ja vähennä tehtäviäsi säännöllisesti. Poista työlistaltasi kaikki, mikä ei ole välttämätöntä tavoitteidesi toteutumisen kannalta. Vähennä myös sisään tulevan informaation virtaa, kuten turhia sähköpostilistoja, RSS-feedejä ja lehtiä. Kerää pieniä tehtäviä yhteen ja tee ne kerralla.

Rutiinit

Muodosta rutiineja, jotka johtavat kohti tavoitteitasi. Ilman rutiineja on vaikea hallita päivittäin tulevia keskeytyksiä. Tee lista asioista, joita teet päivittäin ja viikoittain. Nouse ylös mahdollisimman aikaisin. Esimerkiksi aamuisin voit käydä läpi päivän tärkeimmät tehtävät ja määritellä tulevat tavoitteet, urheilla, ja käydä läpi sähköposteja. Iltaisin voit valmistautua seuraavaan päivään, siivota sähköpostin, ja kirjoittaa blogia. Myös viikkorutiinit, kuten siivous ja kaupassa käynti, kannattaa ottaa haltuun.

Valinnat

Tee sitä, mikä on intohimosi. Vaatiiko tämä sen enempää selitystä? Kannattaa keskittyä siihen, mikä tekee elämästäsi tyytyväistä ja elämisen arvoista. Kannattaa tehdä sitä, mikä polttelee kaikkein eniten, ja jota haluatkin tehdä heti aamulla herätessäsi. Mikäli et ole tyytyväinen nykyiseen työhösi, sitä kannattaa vaihtaa. Työ ei ole työtä, vaan pikemminkin intohimo.

Sisältö pohjautuu Leo Straniuksen tekstiin ”Kansalaistoiminta osana ajan ja elämän hallintaa”, joka on julkaistu aiemmin tällä sivustolla.

Leo Babautan ohjeita ajan- ja elämänhallintaan

The Power of Less: The Fine Art of Limiting Yourself to the Essential, in Business and in Life (2008)

Zen to Done

The Zen Habits Handbook for Life

The Essential Motivation Handbook

http://zenhabits.net/

Lue lisää: