Avauksia tietämyksen hallintaan

Tulevaisuusvaliokunta/Teknologian arviointeja 6

Mitä on tietämyksen hallinta?

Termin ”knowledge management” suomenkielisenä vastineena on käytetty tiedon ja tietämyksen hallintaa, tietämyshallintaa, osaamisen johtamista, tietojohtamista jne. Tärkeintä ei kuitenkaan ole se, miten ”knowledge management” määritellään, vaan itse asia. Kun puhutaan ”knowledge managementista”, ollaan tekemisissä tiedon hallinnan, tietämyksen hallinnan, viestinnän, oppimisen, tietotekniikan, verkostoitumisen jne. kanssa.

Tietämyksen hallinta voidaan tiivistää myös kahteen virkkeeseen. Tietämyksen hallinta on oivaltavaa oppimista, jossa on kysymys haluttuun tulevaisuusnäkemykseen perustuvasta tiedon, taidon ja viestinnän viisaasta huolenpidosta ja kehittämisestä. Tietämyksen hallinta perustuu yhdessä määriteltyihin arvoihin ja se edellyttää uuttaluovaa ja vastuullista johtamista.

Tietämyksen hallinta yksilön näkökulmasta

Tiedon ja tietämyksen hallinnan ytimessä on elinikäinen oppija. Tiedon prosessoija on ihminen. Yhä useampi on myös tiedon tuottaja ja uuden tiedon luoja. Tietoyhteiskunnassa yksilön toimintavapaus lisääntyy, mutta samalla ihminen joutuu yhä enemmän vastaamaan omasta selviytymisestään. Yksilö on jäsenenä monissa sosiaalisissa ja teknisissä verkostoissa, jolloin hänen on hallittava informaation eri ilmenemismuodot: kielellinen, informaatiotekninen, kulttuurinen ja kuvallinen viestintä.

Tietotyössä tärkeää on saada tieto leviämään. Tämä tapahtuu vuorovaikutteisen keskustelun avulla, jossa kaikki osapuolet oppivat. Ymmärrystä ei voida kuitenkaan suoraan siirtää, jokainen ihminen tuottaa tulkinnat itse. Davenport ja Prusak puhuvat tieto-orientoituneesta henkilöstöstä ja lukevat siihen yrityksen kaikki työntekijät. Heidän mukaansa jokainen joutuu työssään luomaan, jakamaan, etsimään ja käyttämään tietoa päivittäisissä rutiineissaan. Siksi tiedon ja tietämyksen hallinnan tulee olla osana jokaisen työtä.

Tietämyksen hallinta yhteisön näkökulmasta

Organisaation tietopääoma ei lisäänny ilman innovatiivisia ihmisiä. Siksi ihmisille on luotava yhä laajemmat toimintamahdollisuudet oppimiseen ja tiedonjakamiseen. Yhteistyö julkisen ja yksityisen sektorin välillä on välttämätöntä, jotta innovatiivisuudesta ei tulisi vain joidenkin menestyvien organisaatioiden pääomaa.

Esko Kilven mukaan menestyvällä yhteisöllä on aina jokin erityinen syy olla olemassa, siis tavoite. Jotta tavoite saavutettaisiin, on yksilöiden toimittava paremmin myös yhdessä, täydennettävä toisiaan ja haastettava itsensä yhdessäoppimiseen. Yhteisö pyrkii yksilöiden yhteistoiminnan ja erilaisten kykyjen avulla rakentamaan kokonaisuuden, joka on enemmän kuin yksilöiden osaamisen summa. Tämä on yhteisön etu ja tehtävän hyvän toteutumisen edellytys, mutta myös yksilön etu, sillä yksilö on enemmän yhdessä. Tehokkaimmillaan tietäminen on sosiaalinen ilmiö.

Uuden tiedon luominen

Japanilaiset tutkijat Ikujiro Nonakan johdolla ovat tutkineet, miten uutta tietoa luodaan organisaatiossa. Tiedon ja tietämyksen hallinnan näkökulmasta uuden tiedon luominen on erityisen mielenkiintoinen monestakin syystä. Yksilön kannalta uuden tiedon luominen auttaa selviytymään tietokaaoksessa, sillä se pakottaa ajattelemaan itse. Organisaation kannalta uuden tiedon avulla luodaan edellytykset toimia, innovoida ja tuotteistaa. Tiedon luominen on ihmisessä jatkuva itsensä ylittämisen prosessi, joka tapahtuu, kun ihminen oppii uudesta ympäristöstä, uudesta maailmankatsomuksesta ja uudesta tiedosta niin, että hän pystyy ylittämään vanhan itsensä rajat ja siirtymään uuteen itseen.

Nonaka, Toyama ja Konno ovat kuvanneet organisaation tiedon luomisen mallin kolmen elementin avulla. Näiden elementtien täytyy olla vuorovaikutuksessa keskenään, jotta syntyy tietoa luova spiraali. Ensimmäinen elementeistä on tiedon muunnosprosessi (SECI), joka rakentuu neljälle erilaiselle tavalle muuntaa tietoa. Sosialisaatiossa (Socialization) opitaan toisilta hiljaista (kokemusperäistä) tietoa ja jaetaan sitä eteenpäin. Ulkoistamisessa (Externalization) annetaan hiljaiselle tiedolle täsmällinen muoto ja ilmaisu. Yhdistelyssä (Combination) yhdistetään uusi tieto vanhaan ja tuotetaan uutta. Sisäistämisessä (Internalization) sisäistetään opittu tieto organisaation toimivaksi käytännöksi.

Toinen elementti on paikka (Ba), jossa ihmiset voivat toimia yhdessä. Japaninkielinen sana ”Ba” merkitsee moniulotteista tapahtumapaikkaa ja rajoiltaan jatkuvasti muuttuvaa ympäristöä, jossa ihmiset yhdessä jakavat, luovat ja hyödyntävät tietoa. Tämä tapahtuu sekä ajattelussa (jaetaan ideoita) että toiminnassa (tehdään yhdessä). ”Ba” ei tarkoita vain fyysistä paikkaa, vaan yhtä lailla aikaa ja tilaa. Kolmantena elementtinä on tiedon luomisen ytimessä oleva tietopääoma (knowledge assets). Se määritellään yhteisökohtaisena resurssina, joka on korvaamaton yhteisön arvon luomiselle. Tietopääoma rakentuu panoksista, tuotoksista ja tiedon luomisen prosessin ohjaavista tekijöistä. Tietopääoma on sekä resurssi että tulos tiedon luomisen prosessissa, ja siksi se jatkuvasti muuttuu ja kehittyy.

Innovatiivisuuden merkitys kasvaa

Innovatiivisuuden vaatimus tulee kasvamaan tietotyössä. Yhä tietointensiivisemmissä työyhteisöissä yksilön vastuu omasta osaamisestaan kasvaa myös. Organisaatiot joutuvat pohtimaan, mitä tieto yhteisölle tarkoittaa, millaista lisäarvoa se tuottaa, missä yhteisön tietopääoma on ja miten aineetonta pääomaa mitataan, arvostetaan ja kehitetään.

Suomi on saavuttanut kansainvälisesti vertaillen hyviä tuloksia kehittämällä määrätietoisesti kansallista innovaatiotoimintaansa. SITRA on käynnistänyt innovaatiotoiminnan tutkimusohjelman vuonna 1999. Siinä pyritään tunnistamaan Suomen innovaatiojärjestelmän keskeisiä kehityshaasteita ja –mahdollisuuksia. Tärkeimpänä tutkimuskohteena on modernien innovaatioprosessien ja -verkostojen toiminta. Useimmat merkittävät innovaatiot syntyvät nykyään monen eri asiantuntijan ja organisaation yhteistyössä.

EU:n tutkimustoiminnan suuntaamisessa korostetaan käyttäjäystävällistä tietoyhteiskuntaa. Teknologia on olennainen osa myös sosiaalisia innovaatioita. Käyttäjien rooli sosiaalisten innovaatioiden kehittäjänä on nousemassa ratkaisevaan asemaan. Teknologisia ratkaisuja synnytetään kapea-alaisissa erikoislaboratorioissa mutta myös osana kehittynyttä yhteiskuntaa eri alojen osaajien yhteistyönä.

Tietoyhteiskunnan haasteet

Ihmisen kasvattaminen luovuuteen ja vastuullisuuteen jo nuoresta on vakava tietoyhteiskunnan haaste. Teknologian vaikutukset saattavat viedä tulevia sukupolvia suuntaan, jossa laaja vuorovaikutus ja verkostoituminen pikemminkin vähenee kuin kasvaa. Tietoyhteiskunnan tulevaisuuden ammattilaisten on omattava kolme pääaihetta ja kehitettävä niitä läpi elämän. Tietoa meillä on, nyt tarvitaan valmiuksia soveltaa ja hyödyntää tietoa, tulla toimeen erilaisen kulttuuritaustan omaavien ihmisten kanssa ja oppia vastuulliseen taloudenhoitoon sekä henkilökohtaisella että yhteiskunnallisella tasolla.

Tiedon ja tietämyksen hallinnan keskeisiksi asioiksi nousevat arvot, oppiminen ja tavoitteellinen toiminta. Nämä elementit kuuluvat elinikäiseen oppimiseen. Tulevaisuuden kansalaisen tulee oppia tietämään, oppia tekemään, oppia elämään yhdessä, oppia olemaan ja oppia valitsemaan. Näistä neljä ensimmäistä sisältyy UNESCOn raporttiin ’Learning: The Treasure Within’ (1996), viides on professori Jussi T. Kosken täydennys. Nämä oppimisen ulottuvuudet on saatava konkretisoitua käytännön tasolle, jotta ihmiset pystyisivät selviytymään tietotulvasta ja rakentamaan kulttuuria, jossa tietämystä voidaan viisaasti hallita ja johtaa.

Riitta Suurla
Eduskunnan kanslian julkaisu 1/2001
Helsinki 2001, ISBN 951-53-2275-8

*Tiivistelmä kirjasta. Tekstin sisältö on kirjan kirjoittajan.